Un inbox GTD en Notion que llenas desde el teléfono

Getting Things Done tiene una regla de la que depende todo lo demás: cualquier cosa que ocupe tu atención va a una bandeja de entrada, en el momento, sin decidir qué es. Decidir se hace después, en un escritorio. La mayoría de los sistemas GTD en Notion fallan en la primera mitad de esa regla, porque la bandeja es una base de datos a tres pantallas de profundidad dentro de una app que tarda en abrir.

Esta página trata de arreglar la mitad de la captura con una base de datos y una app pequeña.

¿Cómo debería ser un inbox GTD en Notion?

Mantenlo plano. Una base de datos llamada Inbox, con cuatro propiedades:

• Name, el título. El pensamiento en sí.
• Tags, una selección múltiple. Tres o cuatro opciones como máximo: Tarea, Idea, Algún día, Referencia.
• Fecha de creación. Notion la rellena sola.
• Procesado, una casilla de verificación. Sin marcar significa que sigue en la bandeja.

Filtra la vista predeterminada a Procesado sin marcar y tienes una lista que se vacía a medida que la trabajas. Resiste la tentación de añadir Proyecto, Prioridad, Fecha límite y Área a la bandeja. Esas son decisiones. GTD dice captura primero y decide después, y cada propiedad extra en el formulario de captura es una decisión que se te exige en el momento mismo en que se te ocurrió la idea.

¿Por qué no capturar en la app de Notion?

Porque la idea llega en la caja del supermercado, en el carril bici, en el pasillo después de una reunión. La app de Notion necesita un arranque en frío, una pantalla de carga y varios toques hasta llegar al botón Nuevo. Para entonces ya decidiste que no era importante, que es exactamente el juicio que GTD te dice que no hagas en el momento de capturar.

La app de Notion sí tiene una pestaña llamada Bandeja de entrada en el teléfono. Esa es para notificaciones y menciones. Misma palabra, otra cosa.

Cómo hacerlo hoy

1. Crea la base de datos Inbox de arriba en Notion, en el escritorio, donde configurar bases de datos es más fácil.
2. Instala Instant Note for Notion en el teléfono e inicia sesión con Notion. Cuando Notion pregunte qué páginas puede usar la app, incluye Inbox.
3. En Instant Note, elige Inbox como base de datos de destino. La propiedad Tags aparece como chips que tocas.
4. Añade el widget. En iPhone es el widget de la pantalla de bloqueo o un widget de la pantalla de inicio; en Android, un widget de la pantalla de inicio. El widget abre la app directamente en el campo de texto.
5. Captura todo. “Llamar al dentista.” “El capítulo tres necesita un mapa.” “El recibo de la ferretería está en la guantera.” Escribe, toca una etiqueta si hay una obvia, guarda. Si ninguna es obvia, sáltala.
6. Una vez a la semana, abre Inbox en Notion en una computadora. Para cada fila: muévela a donde corresponde (Tareas, Proyectos, una página de notas) o bórrala, y marca Procesado. Treinta filas llevan unos quince minutos.

Nada en Instant Note es específico de GTD. Escribe filas en una base de datos rápido, también sin conexión, y las etiquetas son las tuyas. Es todo lo que el método necesita del teléfono.

¿Te falta algo?

Si tu flujo necesita algo que la app todavía no hace, escríbeme a [email protected]. Leo todos los mensajes, y peticiones como la tuya deciden qué se construye después.