Tomar buenas notas rápido: captura primero, ordena después

Las buenas notas y las notas rápidas tiran en direcciones opuestas. Una buena nota tiene título, un sitio en la jerarquía y un enlace al proyecto. Una nota rápida son cuatro palabras escritas con un pulgar mientras hierve el agua. Intenta escribir la buena mientras hierve el agua y no escribes nada.

El método de aquí es el que he adoptado después de años con Notion: capturar rápido y mal, y después hacer buenas las notas en una pasada semanal de veinte minutos. Es una reescritura de un artículo más antiguo de este sitio; la versión vieja prometía demasiado y decía poco.

Regla uno: una bandeja de entrada, no un archivador

Todas las notas van a la misma base de datos de Notion, llamada Inbox. No a la página del proyecto, ni a la página de “Ideas”, ni a las notas de libros. Un solo sitio. Decidir dónde va una nota es la parte lenta de tomar notas, y solo lo haces bien cuando no tienes prisa. Así que no lo haces en el momento de capturar.

La base de datos es pequeña: un título, una selección múltiple de etiquetas, una fecha de creación que Notion rellena solo y una casilla Hecho. Nada más. El artículo sobre la bandeja de entrada tiene la configuración al detalle.

Regla dos: una nota, una idea

“Llamar al dentista, y también la idea de la pantalla de bienvenida, y el libro que mencionó Ana” es una nota que nunca se procesará. Tres notas de cuatro palabras se procesan en diez segundos el domingo. Escribe corto. Si una idea necesita dos párrafos, escribe la primera frase ahora y el resto en el escritorio.

Regla tres: etiqueta al capturar, clasifica después

Una etiqueta es una pista de un toque para tu yo del futuro: Trabajo, Casa, Idea, Leer. No es una categoría y no tiene que ser correcta. En el teléfono, las etiquetas son botones sacados de la selección múltiple de tu base de datos de Notion, así que añadir una no cuesta nada. Las categorías, el proyecto al que pertenece, la página con la que hay que fusionarla, llegan en la pasada semanal.

Con cinco etiquetas sobra. Con más, vuelves a pensar con el agua hirviendo.

Regla cuatro: la pasada semanal

Domingo por la tarde, veinte minutos, en el escritorio, en Notion. Abres Inbox, filtras por Hecho sin marcar, ordenas por fecha de creación. Bajas por la lista:

• ¿Tarea? Muévela a la lista de tareas o hazla ahora si lleva dos minutos.
• ¿Idea para un proyecto? Abre la página del proyecto y pégala, con una línea de contexto.
• ¿Referencia? Muévela a donde pertenece o bórrala.
• ¿Nada? Bórrala. La mayoría de las capturas no son nada para el domingo, y no pasa nada. Fueron baratas.

Marca Hecho en lo que quede. La bandeja está vacía, las buenas notas están donde tienen que estar, y las escribiste sin ir despacio ni una vez con el agua hirviendo.

Cómo hacerlo hoy

1. En Notion, crea la base de datos Inbox: Título, Etiquetas (selección múltiple con cuatro o cinco opciones), Hecho (casilla). Añade una vista filtrada por Hecho sin marcar.
2. Instala Instant Note for Notion en el teléfono, inicia sesión con Notion y elige Inbox como base de datos. Las etiquetas de la app son las opciones de tu propiedad Etiquetas.
3. En iPhone, pon el widget de Instant Note en la pantalla de bloqueo; en Android, en la pantalla de inicio. El artículo sobre captura rápida lo explica paso a paso.
4. Durante una semana, captura todo ahí. Una idea por nota, una etiqueta, guardar. No organices.
5. El domingo, haz la pasada de arriba. Fíjate en cuánto tardas. Suele ser menos que el tiempo que antes dedicabas a decidir dónde va cada nota.

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