Como fazer boas anotações rápido: capture, organize depois

Boas anotações e anotações rápidas puxam em direções opostas. Uma boa anotação tem título, um lugar na hierarquia e um link para o projeto. Uma anotação rápida são quatro palavras digitadas com um polegar enquanto o café passa. Tente escrever a boa enquanto o café passa e você não escreve nada.

O método aqui é o que adotei depois de anos de Notion: capturar rápido e mal, e deixar as anotações boas depois, em uma passada semanal de vinte minutos. Esta é uma reescrita de um artigo mais antigo deste site; a versão antiga prometia demais e dizia de menos.

Regra um: uma caixa de entrada, não um arquivo

Toda anotação vai para o mesmo banco de dados do Notion, chamado Inbox. Não a página do projeto, não a página “Ideias”, não as notas de livros. Um lugar só. Decidir onde uma anotação pertence é a parte lenta de anotar, e você só faz isso bem quando não está com pressa. Então não faz na hora de capturar.

O banco de dados é pequeno: um título, uma multisseleção Tags, uma data de criação que o Notion preenche sozinho e uma caixa de seleção Feito. Só isso. O artigo sobre a caixa de entrada tem a configuração em detalhe.

Regra dois: uma anotação, um pensamento

“Ligar para o dentista, e também a ideia da tela de onboarding, e o livro que a Ana comentou” é uma anotação que nunca vai ser processada. Três anotações de quatro palavras cada são processadas em dez segundos no domingo. Escreva curto. Se um pensamento precisa de dois parágrafos, escreva a primeira frase agora e o resto na mesa.

Regra três: tag na captura, categoria depois

Uma tag é uma dica de um toque para o seu eu do futuro: Trabalho, Casa, Ideia, Ler. Não é uma categoria e não precisa estar certa. No celular, as tags são botões vindos da multisseleção do seu banco de dados do Notion, então adicionar uma não custa nada. Categorias, o projeto a que pertence, a página em que deveria ser incorporada, tudo isso vem na passada semanal.

Cinco tags é bastante. Mais do que isso e você começa a pensar na frente da cafeteira de novo.

Regra quatro: a passada semanal

Domingo à noite, vinte minutos, na mesa, no Notion. Abra o Inbox, filtre por Feito desmarcado, ordene por data de criação. Desça pela lista:

• Tarefa? Mova para a lista de tarefas ou faça agora se leva dois minutos.
• Ideia para um projeto? Abra a página do projeto e cole lá, com uma linha de contexto.
• Referência? Mova para onde pertence ou apague.
• Nada? Apague. A maioria das capturas não é nada até domingo, e tudo bem. Elas foram baratas.

Marque Feito no que sobrar. A caixa de entrada está vazia, as boas anotações estão onde pertencem, e você escreveu tudo sem nunca ser lento na frente da cafeteira.

Como fazer isso hoje

1. No Notion, crie o banco de dados Inbox: Título, Tags (multisseleção com quatro ou cinco opções), Feito (caixa de seleção). Adicione uma visualização filtrada por Feito desmarcado.
2. Instale o Instant Note for Notion no celular, entre com o Notion e escolha o Inbox como banco de dados. As tags no app são as opções da sua propriedade Tags.
3. No iPhone, coloque o widget do Instant Note na Tela de Bloqueio; no Android, na tela de início. O artigo sobre captura rápida mostra o passo a passo.
4. Por uma semana, capture tudo ali. Um pensamento por anotação, uma tag, salvar. Não organize.
5. No domingo, faça a passada acima. Repare quanto tempo levou. Costuma ser menos do que o tempo que você gastava decidindo onde cada anotação ia.

Está faltando algo?

Se o seu fluxo precisa de algo que o app ainda não faz, me escreva em [email protected]. Leio todas as mensagens, e pedidos como o seu decidem o que será feito a seguir.