Gute Notizen schnell machen: erst erfassen, später sortieren

Gute Notizen und schnelle Notizen ziehen in entgegengesetzte Richtungen. Eine gute Notiz hat einen Titel, einen Platz in der Hierarchie und einen Link zum Projekt. Eine schnelle Notiz sind vier Wörter, mit einem Daumen getippt, während der Wasserkocher läuft. Versuchst du, die gute Notiz am Wasserkocher zu schreiben, schreibst du gar keine.

Die Methode hier ist die, bei der ich nach Jahren mit Notion gelandet bin: schnell und schlecht erfassen, und die Notizen später gut machen, in einem wöchentlichen Durchgang, der zwanzig Minuten dauert. Das ist die Neufassung eines älteren Artikels auf dieser Seite; die alte Version hat zu viel versprochen und zu wenig gesagt.

Regel eins: eine Inbox, kein Ablagesystem

Jede Notiz geht in dieselbe Notion-Datenbank namens Inbox. Nicht in die Projektseite, nicht in die Seite “Ideen”, nicht in die Buchnotizen. Ein Ort. Zu entscheiden, wohin eine Notiz gehört, ist der langsame Teil des Notierens, und du kannst es nur gut, wenn du nicht in Eile bist. Also machst du es nicht beim Erfassen.

Die Datenbank ist klein: ein Titel, ein Multi-Select “Tags”, ein Erstellungsdatum, das Notion selbst ausfüllt, und eine Checkbox “Erledigt”. Mehr nicht. Der Inbox-Artikel beschreibt die Einrichtung im Detail.

Regel zwei: eine Notiz, ein Gedanke

“Zahnarzt anrufen, und dann die Idee mit dem Onboarding-Bildschirm, und das Buch, das Anna erwähnt hat” ist eine Notiz, die nie verarbeitet wird. Drei Notizen mit je vier Wörtern sind am Sonntag in zehn Sekunden verarbeitet. Schreib kurz. Wenn ein Gedanke zwei Absätze braucht, schreib jetzt den ersten Satz und den Rest am Schreibtisch.

Regel drei: beim Erfassen taggen, später kategorisieren

Ein Tag ist ein Hinweis mit einem Tipp für dein zukünftiges Ich: Arbeit, Zuhause, Idee, Lesen. Er ist keine Kategorie und muss nicht stimmen. Auf dem Handy sind die Tags Buttons aus dem Multi-Select deiner Notion-Datenbank, einen hinzuzufügen kostet also nichts. Kategorien, das Projekt, zu dem die Notiz gehört, die Seite, in die sie gehört, kommen im wöchentlichen Durchgang.

Fünf Tags reichen. Bei mehr fängst du am Wasserkocher wieder an zu überlegen.

Regel vier: der wöchentliche Durchgang

Sonntagabend, zwanzig Minuten, am Schreibtisch, in Notion. Inbox öffnen, nach “Erledigt ist nicht gesetzt” filtern, nach Erstellungsdatum sortieren. Die Liste durchgehen:

• Aufgabe? In die Aufgabenliste verschieben oder sofort erledigen, wenn es zwei Minuten dauert.
• Idee für ein Projekt? Projektseite öffnen und einfügen, mit einer Zeile Kontext.
• Referenz? Dorthin verschieben, wo sie hingehört, oder löschen.
• Nichts? Löschen. Die meisten Notizen sind am Sonntag nichts mehr, und das ist in Ordnung. Sie waren billig.

Bei allem, was übrig ist, “Erledigt” setzen. Die Inbox ist leer, die guten Notizen sind dort, wo sie hingehören, und du hast sie geschrieben, ohne am Wasserkocher je langsam gewesen zu sein.

So geht es heute

1. Erstelle in Notion die Datenbank Inbox: Titel, Tags (Multi-Select mit vier oder fünf Optionen), Erledigt (Checkbox). Füge eine Ansicht hinzu, die nach “Erledigt ist nicht gesetzt” filtert.
2. Installiere Instant Note for Notion auf deinem Handy, melde dich mit Notion an und wähle Inbox als Datenbank. Die Tags in der App sind die Optionen deiner Eigenschaft Tags.
3. Auf dem iPhone legst du das Instant-Note-Widget auf den Sperrbildschirm, auf Android auf den Startbildschirm. Der Artikel zur schnellen Erfassung führt dich durch.
4. Erfasse eine Woche lang alles dort. Ein Gedanke pro Notiz, ein Tag, speichern. Nicht ordnen.
5. Am Sonntag machst du den Durchgang von oben. Merk dir, wie lange er gedauert hat. Meist ist es kürzer als die Zeit, die du früher damit verbracht hast zu entscheiden, wohin eine Notiz gehört.

Fehlt dir etwas?

Wenn dein Ablauf etwas braucht, das die App noch nicht kann, schreib mir an [email protected]. Ich lese jede Nachricht, und solche Wünsche entscheiden, was als Nächstes gebaut wird.